Zarządzanie projektami- czym właściwie jest projekt? 2


Projekty towarzyszą ludziom od zawsze-już w starożytności przeprowadzano różne przedsięwzięcia, które wymagały niezwykłej organizacji i wiedzy. 

W dzisiejszym świecie słowo projekt, kojarzy się przed wszystkim z biznesem, ale równie dobrze projektem może być remont mieszkania, czy zdobycie pracy :). 

Jeżeli chcesz się dowiedzieć jak owocnie realizować projekty zapraszam Cię na nowy cykl, poświęcony właśnie nim.

Zacznijmy więc od początku….

domowe biuro

 

czym jest projekt ?

Musimy odpowiedzieć sobie na to pytanie już na etapie pomysłu, gdyż ma to wielkie znaczenie- do niektórych zadań nie ma sensu stosować metod zarządzania projektami, gdyż zwyczajnie się to nie sprawdzi.

Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy delikwent zafascynowany metodą postanawia realizować wszystko jak popadnie “projektowo”.

Jak możecie się domyślić osiąga on przeciwny efekt do zamierzanego 😉

Projekt– jest to tymczasowe, stopniowo doprecyzowane przedsięwzięcie, którego celem jest osiągnięcie unikalnego rezultatu lub rozwiązanie konkretnego problemu. W większości wypadków są to krótkoterminowe przedsięwzięcia, trwające do 6 miesięcy i realizowane przez małe, kilkuosobowe zespoły. Projekt to ciągłe nauka i  zadawanie pytań, oraz znajdowanie na nie odpowiedzi.

cechy projektu 

  • tymczasowość- każdy, ale to każdy projekt musi się zakończyć. Warunkiem ukończenia projektu jest upłynięcie terminu lub osiągnięcie założonego celu.
  • unikalność- doczyneinia z projektem mamy wtedy, kiedy jest to dla nas nowe przedsięwzięcie, powtarzające się maksimum kilka razy. 
  • stopniowe doprecyzowanie- jest to klucz do zrozumienia natury projektu.  Właściwie nie występują takie sytuacje, w których ktoś stworzył idealną wizję i zrealizował ją zgodnie z perfekcyjnym planem. Dlatego tak ważne jest stworzenie solidnych podstaw i zorganizowanie działań, oraz korygowanie ich. 

domowe biuro

 

jak powinien przebiegać projekt ?

Projekt nie powinien skupiać się tylko i wyłącznie na planie, oraz tworzeniu dokumentów i procedur. 

W praktyce bardzo dobrze sprawdza się cykl Deminga- kładzie on duży nacisk na ciągłe doskonalenie i naukę, przy jednoczesnym planowaniu całego procesu. 

Cały cykl składa się z 4 kroków, powtarzających się, aż do uzyskania oczekiwanego efektu:

  1. zaplanuj, co chcesz osiągnąć- bez dobrego planu nie ruszysz z miejsca;
  2. rób to co zaplanowałeś– dopiero działanie niesie za sobą naukę i pozwala osiągnąć rezultaty;
  3. sprawdź, na ile udało ci się osiągnąć cel i wyciągnij właściwe wnioski;
  4. działaj odpowiednio do sytuacji– zakończ działanie lub zmień plan i zacznij od nowa.

Nowoczesne zarządzanie projektami polega głównie na krótkich cyklach działań (im krótsze tym lepsze-dzięki temu można zachować inicjatywę), szybkiej nauce, wyciąganiu wniosków i podejmowaniu odpowiednich decyzji.

co należy uwzględnić w projekcie ?

  1. rozpoczęcie- jest najważniejszym etapem projekt, gdyż wtedy pomysł dopiero nabiera odpowiedniego kształtu. Jeśli okaże się zbyt słaby można bez skrupułów porzucić jego realizację 😉
  2. planowanie- na tym etapie działań rozwija się wszystko, co ustalono na wstępie i zostaje stworzony plan projektu (nie mylić z harmonogramem! )
  3. realizacja- zaczynamy podejmować odpowiednie kroki i działania, które dają pierwsze efekty. Musimy również nauczyć się rozwiązywać problemy, które tworzą się z upływem czasu.
  4. monitorowanie- ważne jest, aby na bieżąco zbierać informacje na temat postępów pracy, odnieść je do planu i na tej podstawie podejmować kolejne kroki. 
  5. sterowanie- to nic innego jak podejmowanie decyzji dotyczących nieprawidłowości w planie i korygowanie ich. 
  6. zamknięcie.

 

W następnym wpisie omówię narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć sukces 😉

  • Ukochany ma wiele “projektów” – tak nazywa wszystkie plany, które chce zrealizować. I faktycznie, często działa według pewnego schematu – i tak aż do zamknięcia 😉

  • Świetny post, na pewno przyda się tym, którzy mają problem z ogarnięciem swojego projektu 😉